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【コラム】コミュニケーション力を測る

コミュニケーション力を測る

コミュニケーションは目に見えにくいもの。

自分ではコミュニケーション力が高いと思っていても
知らず知らずに、顧客を不快にさせてしまったり、
職場内でミスコミュニケーションが起こり、
機会損失をしてしまっている可能性があります。

みなさんのコミュニケーション力は

どれくらいですか?

コミュニケーションの中でも、ビジネスシーンで求められる
コミュニケーション力について問題を出して行きます。

適切と思われる解答をお選びください。

Q.1 次の表現の中には、私たちがうっかりすると陥ってしまう
   問題が含まれています。これと同じ問題点を持つ文例として
   ア~エの中から適切なものを選びなさい。

  「今月1日に新装開店した新しいブティックに、
   うちの会社が贈った花輪が飾られていました」

  ア:「オンデマンドで映像クリップをゲットできます」
  イ:「私たちは、今日の映画はとても面白いです」
  ウ:「部長、僕的には全然OKですよ」
  エ:「馬から落ちて落馬しました」

Q.2 人事課のあなたは、社員食堂の利用に関するアンケートをとり、
   その集計結果を月曜日の朝までに提出するようにという指示を
   課長から受けていました。

   しかし、年度末近く、残業が多い時期であるため、回収率がよくありません。
   あなたは、もう一度、アンケートを回収するよう社員に催促して、回収率を
   上げてから集計したいと感じています。

   締め切りが近づいた木曜の夕方、あなたは課長から次のように言われました。
   その場合の答え方にとして、最も適切なものをア~エの中から選びなさい。

  
  課長:「加藤さん、例の社員食堂のアンケート、集まってる?期待してるよ」

  ア:「期待して頂いて恐縮です。残念ですが、締め切りに間に合いそうにありません。
     集計ができていないのいで、もう少し時間を頂けないでしょうか?」

  イ:「申し訳ありません。再来週の月曜日まで、もう一週間お時間を頂けないでしょうか?
     年度末でアンケートの回収率がよくないので、もう一度、催促のメールを配信したいのです」

  ウ:「年度末ということもあり、社員はアンケートに回答する余裕がないようです。
     回収率を上げたいので、社員あてに催促をしてみるつもりです。
     もう一週間あればなんとかなりそうです」

  エ:「回収率がまだ5割に達していません。アンケートは10項目で大したことはないのですが、
     年度末ですので忘れられている可能性があります。
     もう一度、メールで催促します。締め切りを延ばして頂けないでしょうか?」

Q.3 名刺交換について述べた文として、不適切なものをア~エの中から選びなさい。

  ア:立場が下の人間から先に名刺を差し出す
  イ:基本的には訪問した人から先に名刺を差し出す
  ウ:複数で訪問した時は、部下が先に名刺交換し、その後で上司が名刺交換する
  エ:相手が複数いるときは、上司の方に先に名刺を差し出す

Q.4 下線部部分の接続詞の使い方のうち、
  相手に対して失礼にあたるものをア~エの中から選びなさい。

  ア:「このたびはお父様が亡くなりになり、ご愁傷さまです。
     それはそうと、参列している佐藤さん、今月分のお支払いを
     ”"”"”"”"”"”"”
     まだ、頂いていないのですがお話ししておきましょうか」

  イ:「今朝、通勤途中で佐藤さんをお見かけしました。そういえば、
                                 ”"”"”"”"”"
     今月の支払いをまだ頂いていなかったですよね。
     後で私が電話をかけておきましょう」

  ウ:「決まりました試験の日程で、まったく問題はないはずです。
     それはそうと、応募者の数はどれくらいになるのか、お知らせ願えますか」
     ”"”"”"”"”"”"

  エ:「このたびはお父様が亡くなりご愁傷さまです。そういえば、暮れにお会いした
                               ”"”"”"”"”"”
     ときも、体調が悪いとおっしゃっていたので、とても心配しておりました。」

Q.5 秘書が不在のとき、出張先の鈴木課長から電話がありました。

   電話の内容は「飛行機の出発が遅れている。空港への到着予定は午後2時なので、
   会議時間を遅らせるよう秘書に伝えて欲しい」というものでした。

   伝言を受けたAさんは、以下のようなメモを作成し、秘書のBさんに渡しました。

   【伝言メモ】
    B様
    
    鈴木課長よりお電話があり、以下の伝言を承りました。
    飛行機の出発が遅れていて、到着の予定が午後2時頃になるそうです。
    そのため、会議の開始時刻を遅らせて欲しいとのこと。

    9月22日 9:10 伝言者:A

    1)秘書はメモをみて会議の開始を2時15分に延期しました。
      しかし鈴木課長は会議の開始時刻に間に合いませんでした。

      AさんのBさんへの伝え方に、問題があったようです。
      Aさんの伝え方は、何が問題でしょうか?

    2)2時5分の時点で、鈴木課長が会社に戻ってきていない際、
      まず秘書がとるべき対応として適切なものをア~エの中から選びなさい。

      ア:鈴木課長の携帯に連絡して状況を確認する
      イ:Aさんに電話内容に間違いがないか確認する
      ウ:会議出席のメンバーに、鈴木課長が遅れていることを連絡する
      エ:2時15分までに鈴木課長が戻ってくる可能性があるので、
        もう10分ほど様子を見る。

以上で問題は終了です!

いかがでしたか?楽々答えられましたか?

こちらの問題は、コミュニケーション検定の問題から抜粋しました。

では、答え合わせをして行きましょう。

回答

Q.1 エ

 【解説】

 まず、この言葉の問題点はわかりましたか?

 「今月1日に新装開店した新しいブティックに、
  うちの会社が贈った花輪が飾られていました」

 「新装」とは新しい装いという意味であり、その後の言葉「新しい」と重複感があります。
 「新しい新曲をお聞き頂きましょう」という言葉も、重複していますね。

  言葉の重複は、特に話し言葉の中で多く聞かれます。
  大きな問題には発展しないかもしれませんが、
  公の場面で話す際は、気をつけたい点の1つでもあります。

  *他のア、イ、ウも、あまり適切な表現ではありませんが、
   問題文と同じ問題点を持つのはエということです。

Q.2 イ

  【解説】

  指示通りに仕事を遂行できない場合は、指示を出した上司に対して

  1.謝罪
  2.状況報告
  3.締め切り延長の許可を得ること 

  この3点を行うことが基本です。

  この場合は、
  謝罪→許可願い→理由(状況報告)の順で伝えるのが簡潔でわかりやすいです。

  
  しかし・・・本来、予定通りに仕事ができそうにない場合は、
  この問題のように課長からの問いかけをきっかけに
  締め切り延長を願い出てはまずいですよね。

  早めに経過報告をして対応を仰ぐか、許可を得るのがいいでしょう

Q.3 ウ

  【解説】

   基本的には立場が下の人、訪問した人から名刺交換します。

   しかし、複数で訪問した時は、上司が先に名刺交換をし、
   その次に部下が名刺交換を行うのがマナーです。

   いろんな方と名刺交換をしますが、「あれれ・・・」と
   思うこともしばしば・・・。

   名刺交換の仕方で、第一印象も変わってくるでしょうね。

Q.4 ア

  【解説】

  「それはそうと」は、前の話題がさほど重要ではないので、次の話題に
   転換しようとする時に使う接続詞で、このケースでは非常に失礼に当たります。

   接続詞1つで、相手に不快感を与えてしまうこともありますから、要注意ですね!

   また、接続詞は
   プレゼンテーションや人に何か説明をする際、重要なポイントになってきます。

   適切に接続詞が使えるかどうかで、わかりやすさに差が出ます。

   例えば、「ところが、しかし、だが」は前の話と反対のことを言う時。

   「すなわち、つまり」は前のことをまとめたり、説明する時。

   「または、あるいは、もしくは」は前のことと並列の話をする時。

   など、接続詞を使うことで、わかりやすい話になります。
   (逆をいうと接続詞がない、適切ではない話はわかりにくいのです!)

Q.5 
  1)鈴木課長が乗っている飛行機の
   到着予定時刻が午後2時と伝えていない点が問題。

  【解説】

   報連相の中でも連絡の問題ですね。

   連絡は素早く、正確に行うことが求められます。

   「到着予定が午後2時」だけでは、
    会社に到着なのか、空港に到着なのかわかりませんね。

    でもこういうトラブル、よく職場で起こっています。
    ちょっとした連絡の漏れが原因で、大きな機会損失を招く恐れがあります。

   2)ア

   【解説】

    まずは鈴木課長の連絡し、現在の状況を確認するのが望ましいです。

    どの程度遅れるのか?会議の進行をどのようにするのか?(延期するか、課長欠席で実施か)
    鈴木課長に確認がとれた時点で、ウのように出席メンバーに連絡します。

    また鈴木課長と連絡がとれない場合は、イのようにAさんの
    電話の内容を確認することも有効ですが、このケースのように時間が差し迫っている場合の
    優先順序として、アが第一です。

    エのように待っていては、15分までに鈴木課長が戻ってこなかった場合、対応が遅れます。
    最悪の事態を想定して、早めの対応をして行った方がいいですね!

いかがでしたでしょうか?

満点でしたか??

これらの問題はコミュニケーション検定初級の問題です。

もちろん、いろんな状況、それぞれの関係性がありますから
上記の解答が必ずしも正しいわけではありません。

しかし、こういった問題に取り組んでみることで、
自分自身のコミュニケーション力の現状把握が可能になります。

わかっているようで、わかっていない、

できているようで、できていない、

そんなコミュニケーションの現状把握をしてみませんか?

コミュニケーション検定初級は、

周囲の人々と「話す」こと、「聞く」ことによって
円滑なコミュニケーションをとることができる。

また、社会活動の場面において、
自己の考えを第三者に対して正しく伝達することができる力を習得する事ができます。

質問・お問い合わせはこちらま

by Musee | 2010.06/01 | コミュニケーション, コミュニケーションコラム, 新着情報